Kasa fiskalna – kiedy jest obowiązkowa? Najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Jednym z podstawowych obowiązków wielu przedsiębiorców jest ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Kiedy jednak firma musi ją posiadać, jakie są dostępne rodzaje kas i czy można skorzystać ze zwolnienia? Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na ten temat, bazując na aktualnych przepisach.

Kto musi używać kasy fiskalnej?

Zgodnie z art. 111 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Nie oznacza to jednak, że każda firma musi posiadać kasę fiskalną – istnieją bowiem pewne zwolnienia.

Rodzaje kas fiskalnych

Kasa fiskalna to urządzenie umożliwiające rejestrowanie sprzedaży towarów i usług. Istnieją cztery podstawowe rodzaje kas fiskalnych:

Kasy on-line – przesyłające dane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas;
Kasy z elektronicznym zapisem kopii – wycofywane z rynku;
Kasy z papierowym zapisem kopii – wycofywane z rynku;
Kasy w formie oprogramowania (wirtualne) – dostępne tylko dla przedsiębiorców świadczących określone usługi, np. transport pasażerski, usługi gastronomiczne, zakwaterowanie, myjnie samochodowe czy sprzedaż węgla do celów opałowych.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej on-line

Niektóre branże muszą stosować wyłącznie kasy on-line, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas. Dotyczy to m.in. firm zajmujących się:

naprawą pojazdów silnikowych i motorowerów (w tym naprawą opon i kół);
sprzedażą paliw silnikowych (benzyna, olej napędowy, gaz);
świadczeniem stałych lub sezonowych usług gastronomicznych i krótkotrwałego zakwaterowania;
sprzedażą węgla, brykietu i innych paliw stałych do celów opałowych;
świadczeniem usług fryzjerskich, kosmetycznych, budowlanych, medycznych, prawniczych oraz związanych z poprawą kondycji fizycznej (np. siłownie, kluby fitness).

Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r., obowiązujące od 1 stycznia 2025 r., określa zwolnienia na lata 2025–2027. Przepisy te utrzymują dotychczasowy limit wartości sprzedaży netto w wysokości 20 tys. zł dla podmiotów kontynuujących oraz rozpoczynających działalność gospodarczą. Dla nowych firm limit jest obliczany proporcjonalnie do okresu wykonywania działalności w danym roku podatkowym.

Zmianie uległ natomiast załącznik określający czynności zwolnione przedmiotowo z kas fiskalnych oraz rozszerzono katalog działalności, które nie mogą korzystać ze zwolnień.

Branże objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania

Niektóre branże muszą stosować kasy fiskalne bez względu na osiągany dochód – obowiązek ten obowiązuje „od pierwszej złotówki”. Dotyczy to m.in.:

Dostawy towarów:

Wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub wdychania bez spalania (z wyjątkiem dostaw na pokładach samolotów);
Wyrobów zawierających alkohol etylowy o mocy powyżej 50% objętości, które nie są przeznaczone do spożycia (np. rozpuszczalniki, płyny do odmrażania, środki odkażające);
Węgla, brykietów i innych paliw stałych do celów opałowych;
Sprzedaży towarów za pomocą urządzeń obsługiwanych przez klienta, w tym systemów samoobsługowych.

Świadczenie usług:

Usługi parkingowe niezależnie od formy sprzedaży;
Usługi świadczone przy użyciu urządzeń samoobsługowych, np. sprzedaż biletów w komunikacji pasażerskiej;
Opróżnianie szamb i dołów gnilnych.

Nowe zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Niektóre usługi i działalności zostały zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, w tym:

usługi parkingowe świadczone przez przedsiębiorców na rzecz ich pracowników;
sprzedaż towarów i usług przez podatników nieposiadających siedziby w Polsce, korzystających ze zwolnienia podmiotowego VAT;
sprzedaż biletów w transporcie publicznym przy użyciu urządzeń samoobsługowych, pod warunkiem że ewidencja transakcji jednoznacznie identyfikuje czynność.

Warto pamiętać, że podatnicy tracą prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej po upływie 2 miesięcy od momentu, w którym wystąpiło zdarzenie wykluczające możliwość dalszego korzystania ze zwolnienia.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na zakup kasy on-line i rozpoczną jej używanie w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Wysokość ulgi wynosi 90% wartości netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł. Warto podkreślić, że ulga ta dotyczy wyłącznie kas on-line.

Podsumowanie

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od rodzaju działalności oraz wysokości osiąganych przychodów. Chociaż wiele branż może korzystać ze zwolnień, niektóre firmy – zwłaszcza te związane z usługami gastronomicznymi, budowlanymi, medycznymi czy transportowymi – muszą obowiązkowo stosować kasy fiskalne on-line. Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o możliwości skorzystania z ulgi na zakup kasy, co pozwala zmniejszyć koszty prowadzenia działalności.

Jeśli masz pytania dotyczące obowiązków związanych z kasami fiskalnymi lub innych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Chętnie pomożemy! ✅

Polityka prywatności

Pon - Czw: 7:00 - 16:00

Pt: 7:00 - 15:00

biurobr@acartus.pl

(+48) 32 475 15 26

ul. 11 Listopada 2, 44-330 Jastrzębie-Zdrój

Potrzebujesz rzetelnej obsługi księgowej! ACARTUS to księgowość bez granic

BR ACARTUS - Biuro rachunkowe Jastrzębie-Zdrój

ul. 11 Listopada 2,44-330 Jastrzębie-Zdrój

(+48) 32 475 15 26, (+48) 501 045 636,

biurobr@acartus.pl

BR ACARTUS – Biuro rachunkowe Racibórz

ul. Kilińskiego 2,47-400 Racibórz

(+48) 32 417 01 00

raciborz@acartus.pl

Odwiedź nasze Social Media

Strona stworzona przez HorizonFly_Studio

BR Acartus - Biura Rachunkowe